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    Ihre Vorteile auf einen Blick

Datenschutz

Sichere Datenverwaltung

Das System ist so ausgelegt, dass alles verboten ist, was nicht ausdrücklich erlaubt ist. So haben Sie die Gewähr, dass kein Unbefugter Zugriff auf die zu schützenden Daten hat.

Benutzerverwaltung mit spezifischen Rechten

Innerhalb des Systems lassen sich Partitionen definieren, die vollkommen gegeneinander abgeschottet werden können. Innerhalb dieser Partitionen existieren logisch getrennte Bereiche (‚Boxen‘ genannt), für die sich separate Berechtigungen vergeben lassen. Es lassen sich nahezu alle denkbaren Berechtigungen und Sichtbarkeiten komfortabel definieren und pflegen. Bestimmte Aktionen können automatisiert ablaufen, sobald bestimmte Konstellationen eintreten.

Umfangreicher Support

Wir halten für Sie umfangreiche Supportleistungen bereit. Diese reichen von einer einfachen telefonischen Hotline über Wartungsverträge in unterschiedlichen Abstufungen bis hin zum kompletten Helpdesk. Lassen Sie sich von uns beraten, welcher Support-Level für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Schnittstelle Active Directory

In Unternehmen mit vielen Mitarbeitern werden die Anmeldungen und Zugehörigkeiten über das Active Directory verwaltet. Unser System verfügt über eine Schnittstelle, die sich nach einer Initialisierung automatisch mit dem Active Directory synchronisiert. Hierdurch sind die Administratoren in der Lage, das System zu verwalten, ohne es im Detail kennen zu müssen.

Datenaufbau

Hierarchische Datenstruktur

Sämtliche Datensätze in den Hauptbereichen können in beliebiger Tiefe hierarchisch in Bezug zueinander gesetzt werden. Beispielsweise können Projekte in Unterprojekte aufgegliedert werden, die Ansprechpartner in einem Unternehmen unter dem Unternehmensdatensatz zusammengefasst werden oder der Verlauf eines Terminstrangs dargestellt werden.

Hierarchische Klassifizierung von Datensätzen

Jeder Datensatz in den Hauptbereichen kann klassifiziert werden. Diese Klassifizierung kann ebenfalls hierarchisch strukturiert werden. Die Klassifizierungen selbst sind nicht fest vorgegeben, sondern können von Ihnen nach Ihren Bedürfnissen und Notwendigkeiten festgelegt werden.

Selbständige Anpassung an andere Rahmenbedingungen

Mit der Profilbox steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie schnell auf geänderte Rahmenbedingungen reagieren können. Sie können selbstständig neu zu erfassende Informationsstrukturen festlegen. Die Änderungen stehen unmittelbar für Dateneingaben und Auswertungen zur Verfügung.

Anpassung der Datenstruktur im laufenden Betrieb

Mit unserem System sind wir in der Lage, Änderungen in der Datenstruktur, die Sie nicht selbst über die Profilbox erfassen können, ohne längere Betriebsunterbrechungen für Sie verfügbar zu machen.

Externe Datenbanken

Datenbanken von Fremdanbietern wie z.B. Adress-, GEO- oder ICD-Schlüssel-Datenbanken können ohne großen Aufwand eingebunden werden bzw. stehen Ihnen sofort bei der Einrichtung des Systems zur Verfügung. Auch der Zugriff auf interne Unternehmens-Datenbanken ist nach Rücksprache mit den Administratoren in der Regel problemlos möglich.

Prozessgesteuerte Klientendokumentation

Neben der „normalen“ Erfassung der Daten können Workflows erstellt werden, die den Benutzer sicher durch komplexe Abläufe leiten können. So kann sichergestellt werden, dass sich bestimmte Abläufe und Informationen auf jeden Fall in einem konsistenten, revisionssicheren Zustand befinden.

Zentrale Datei- und Dokumentenablage

In der zentralen Dokumentenablage können Sie beliebige Dokumente (DOC, PDF, JPG etc.) zu den Datensätzen des Bereichs ‚Stammdaten‘ ablegen, um so z.B. alle mit einem Klienten verknüpften Unterlagen verfügbar zu haben. Sie können dabei wählen, ob die Dokumente zum eigentlichen Ablageort verlinkt werden oder ob die Dokumente binär in der Datenbank abgelegt werden.

Individuelle Dateiablage

Zusätzlich zur zentralen Dokumentenablage können beliebige weitere Einzelfelder für die Dokumentaufnahme konfiguriert werden.

Dokumentablage innerhalb der Datenbank

Wenn die Dokumente binär in der Datenbank abgelegt werden, dann greift auch der systeminterne Datenschutzmechanismus. D.h., dass die Dokumente nicht durch den Administrator verzeichnisweise geschützt werden müssen, sondern der Zugriff durch unsere Benutzer- und Rollenverwaltung geregelt ist.

Individueller Inhalt

Das System ist nicht auf bestimmte Inhalte festgelegt. Sie können Ihre individuellen Inhalte im System abbilden, um Ihre eigenen, gewohnten Arbeitsabläufe in der Software wieder zu finden. Das System passt sich Ihnen an und nicht umgekehrt. Selbstverständlich gibt es vordefinierte, praxiserprobte Konstellationen, die Sie in Ihre Lösung übernehmen können. Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus großen und auch kleinen Projekten.

Prozessbezogene Checklisten

Hinterlegen Sie nach Ihrem Bedarf prozessbezogene Checklisten. Selbstverständlich sind diese über die integrierten Auswertungswerkzeuge evaluierbar.

Qualitätsmanagement

Verbessern Sie die Arbeitsqualität und Geschäftsprozesse durch Hinterlegung von Checklisten und Fragebögen.

Benutzerführung

Schnellzugriff/Favoritenfunktion

Sie können häufig benutzte Abfragen oder Ablageorte als Favoriten speichern, sodass Sie mit nur einem Mausklick zu den am häufigsten benötigten Bereichen bzw. Kategorien wechseln können.

Farben und Icons

Nahezu sämtliche Elemente lassen sich mit individuellen Farben und Icons versehen. Z.B. Termin- oder Projektkategorien, Einträge in hinterlegten Auswahllisten, besondere Eingabefelder. Durch dieses System können Sie Bereiche zusammenfassen oder bestimmte Bereiche betonen.

Einfache Listen

Die Einträge in Auswahllisten lassen sich mit Icons, Farben und Hilfetexten versehen. So können Sie schon anhand der Farbe bzw. anhand der grafischen Markierung den Status bzw. die Relevanz eines Eintrags im Feld eines Datensatzes erkennen. Erklärungsbedürftige Listen können Sie mit eigenen Hilfetexten den Anwendern erklären.

Mehrfachauswahlen

Sie können Listen pflegen, aus denen der Anwender mehr als einen Eintrag auswählen kann, z.B. Staatsangehörigkeit.

Listenverknüpfung

Verbinden Sie mehrere hinterlegte Listen, sodass sich die Inhalte einer Liste nach der Auswahl einer anderen Liste richten.

Flexible Eingabemasken

Eingabemasken können für jede Kategorie unterschiedlich gestaltet werden.

Dynamisches und schnell anpassbares System

Das System ist dynamisch angelegt. Sollten sich im Laufe der Zeit Ihre Anforderungen ändern, ist das kein Problem. Die Eingabemasken und Eingabefelder lassen sich sogar laufenden Betrieb an neue Gegebenheiten anpassen. Ihre vorhandenen Daten werden davon nicht beeinflusst.

Benutzerführung durch Hinterlegung von Hilfetexten

Jedem beliebigen Eingabefeld kann ein Hilfetext hinterlegt werden, der auf Besonderheiten aufmerksam macht oder Handlungsanweisung bei bestimmten Eingaben gibt.

Barrierefreiheit

Schriftarten und -größen können auf Benutzerbasis eingestellt werden. Bestimmte Elemente können dynamisch ein- oder ausgeblendet werden.

Gruppierbare Datensätze

Sie können Gruppen von Datensätzen bilden, die dann für einen Serienbrief, eine E-Mail oder für einen individuellen Auswertungsausdruck (Formular) verwendet werden können.

Freier Listengenerator

Die mit der Matchbox erzeugten Ergebnisse können über einen Listengenerator flexibel angezeigt werden. So können Sie für jeden Zweck die geeignete Zusammenstellung der Daten verwenden. Sei es für den Ausdruck oder einen Export in eine Tabellenkalkulation. Die erzeugten Listen können für die spätere Wiederverwendung strukturiert gespeichert werden.

Umkreissuche

Die Umkreissuche lässt Sie nach bestimmten Netzwerkpartnern oder Anbietern in einem frei wählbaren Umkreis um eine bestimmte Postleitzahl suchen.

Terminverwaltung

Hierarchische Kategorisierung von Terminen

Definieren Sie projektbezogen Ihre gewünschten Terminkategorien. Diese sind beliebig tief strukturierbar und können durch Farben und Icons gekennzeichnet werden.

Sammeltermin – effizientes Arbeiten

Definieren Sie einen Termin und verknüpfen ihn mit beliebig vielen Klienten oder Netzwerkpartnern. Dieser Termin wird von allen Beteiligten in der Terminhistorie berücksichtigt.

Mitarbeitervertretungsfunktion

Übertragen Sie per Knopfdruck alle Termine des erkrankten Mitarbeiters auf die Vertretung. Wählen Sie benutzergeführt Mitarbeiter und Datumsbereich aus.


Auswertung

Projektsteuerung/Flexible Auswertungstools

Um „mehr“ als starre Statistikabfragen zu erhalten, stehen für die tägliche Arbeit und für die Projektsteuerung flexible Abfragewerkzeuge mit umfangreichen Prüffunktionen zur Verfügung, die die Projektleitung mit aussagekräftigen Ergebnissen unterstützen.

Controlling ohne Programmierkenntnisse

Alle erfassten Daten sind über die integrierten Werkzeuge ‚Matchbox‘ und ‚Statistikbox‘ auswertbar. Es sind keinerlei Programmierkenntnisse notwendig. Jeder Anwender kann Ad-hoc-Abfragen erstellen und Daten auswerten.

Controlling mit Ranking

Manchmal ist es sinnvoll, sich nicht nur die 100%igen Treffer ausgeben zu lassen, sondern auch die ‚unscharfen‘ Treffer. Sie können die Unschärfe von 10% – 100% flexibel einstellen. Einzelne Kriterien können von der Unschärfe ausgeschlossen werden (MUSS-Kriterien). Auch in diesem Fall sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

Datenprüfungsfunktion zur Datenpflege

Mit der integrierten Datenprüffunktion ist es möglich, bspw. vor der Erstellung einer Statistik, zu hinterfragen ob bei allen Datensätzen bestimmte Felder ausgefüllt sind. Fehlende Inhalte können nachgetragen werden, um unvollständige Statistiken bzw. Projektauswertungen zu verhindern.

Plausibilitätsprüfung

Die Statistikbox bietet die Möglichkeit, die ermittelten Zahlen zu hinterfragen. Mit einem Mausklick ist jede Zahl überprüfbar und Daten können gegebenenfalls korrigiert und aktualisiert werden.

Vorher/Nachher-Vergleich / Verlaufsentwicklung

Sie können Ihre Arbeitsschritte dokumentieren, indem Sie die Entwicklung eines oder mehrerer Merkmale in einem Spiderdiagramm sichtbar machen.

Schnittstellen

Schnittstellen

Im System gibt es umfangreiche Schnittstellen zu allen Microsoft Office Programmen. Neben der Erstellung von Serienbriefen, dem Datenexport nach Excel und E-Mail-Dokumentation von Outlook gibt es eine Import-/Exportschnittstelle von Word- und Excelformularen.

Serienbrieffunktion

Aus nahezu jedem Bereich können Sie auf die Serienbrief-Schnittstelle zugreifen, um Serienbriefe oder Einzelbriefe zu versenden.

MS-Office-Formular-Schnittstelle

Sie können einen Datenkreislauf zwischen Netzwerkpartnern mit Standardprogrammen realisieren. Definieren Sie mit Kooperationspartnern die auszutauschenden Daten und importieren / exportieren Sie ganze Datenbestände über Office-Formulare (Word oder Excel bspw. Betriebsfragebogen, Beschwerdebogen, Schulnoten etc.). Die Datenbestände werden so auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Formulare können nach Bedarf angepasst werden.