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Beratung ist vielfältig und individuell. synJob Beratung bietet Ihnen eine zuverlässige Unterstützung, wenn es darum geht, Menschen in unterschiedlichsten Lebenslagen zu begleiten.

synJob Beratung

Der Weg ist das Ziel

Manchmal gerät das Leben aus dem Gleichgewicht. Die Gründe dafür sind vielfältig: Arbeitslosigkeit, Sucht, Trennungen und Verluste sind häufige Ursachen dafür, wenn Menschen ihren Alltag ohne die Hilfe anderer nicht mehr bewältigen können. synJob Beratung ist eine Softwarelösung, die die Arbeit der Helfer unterstützt und erleichtert.

Kurzüberblick

  • Schulden / Insolvenz
  • Wohnungsnotfälle und –probleme
  • Suchterkrankungen
  • Fragen zur Kinderbetreuung
  • Pflege Angehöriger und Hilfe bei psychosozialen Fragen
  • Pflegeberatung
  • Migrationsberatung
  • Behindertenhilfe
  • Hospiz
  • Erziehungsberatung
  • Schwangerschaftsberatung
  • Elternerholung
Slide Background
  • „Menschen, die einen erhöhten Bedarf an Beratung und Orientierung haben, sind auf ein effektives Case Management angewiesen. synJOB deckt die ganze Komplexität der Tätigkeit der Berater und Beraterinnen ab und präsentiert sich den Anwendern und Anwenderinnen als anpassungsfähiges und benutzerfreundliches Datenbankwerkzeug.“

    Hans-Georg Werding, hamburger arbeit GmbH
  • „synJob ist nicht nur ein optimales Werkzeug zum Verwalten von Daten. Durch die hohe Flexibilität der Software – und zwar bis ins Detail – kann schnell auf neue Entwicklungen und Bedürfnisse reagiert werden. Im Laufe der Zusammenarbeit mit synectic sind hieraus mehrfach neue Projekte entstanden.“

    Ajisa Winter, AQtivus Service Gesellschaft GmbH

Datenschutz

Jahrelange Erfahrung im Datenschutz

Die Ausstattung kompletter Bundesländer mit unserer Software hat es erforderlich gemacht, deren Datenschutzbeauftrage von unseren Sicherheitsmaßnahmen innerhalb der Software zu überzeugen. Dies ist uns in allen Fällen ohne Einschränkungen gelungen.

Kein Datensatz ohne Schutz

Der Datenschutz ist für den Benutzer transparent. Die Regeln greifen im Hintergrund, sodass sich der Anwender nicht damit beschäftigen muss. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit für den Anwender auch manuell, im Rahmen seiner Berechtigungen, in das System einzugreifen. Der Datenschutz funktioniert nach der Grundregel: „Was nicht erlaubt ist, ist verboten“.

Klare Trennung von Funktionsbereichen

Das System ist in klar voneinander getrennte Bereiche aufgeteilt. Für jeden dieser Bereiche können separate Sichtbarkeiten und Berechtigungen festgelegt werden.

Detaillierter Datenschutz

Sichtbarkeiten und Bearbeitungsrechte können individuell und, wenn gewünscht, bis auf das einzelne Datenfeld heruntergebrochen werden. Notfall- bzw. Vertretungsregeln können transparent hinterlegt werden.

Schnittstelle Active Directory

In Unternehmen mit vielen Mitarbeitern werden die Anmeldungen und Zugehörigkeiten über das Active Directory verwaltet. Unser System verfügt über eine Schnittstelle, die sich nach einer Initialisierung automatisch mit dem Active Directory synchronisiert. Hierdurch sind die Administratoren in der Lage, das System zu verwalten, ohne es im Detail kennen zu müssen.

Datenaufbau

Hierarchische Datenstruktur

Sämtliche Datensätze in den Hauptbereichen können in beliebiger Tiefe hierarchisch in Bezug zueinander gesetzt werden. Beispielsweise können Projekte in Unterprojekte aufgegliedert werden, die Ansprechpartner in einem Unternehmen unter dem Unternehmensdatensatz zusammengefasst werden oder der Verlauf eines Terminstrangs dargestellt werden.

Selbständige Anpassung an andere Rahmenbedingungen

Mit der Profilbox steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie schnell auf geänderte Rahmenbedingungen reagieren können. Sie können selbständig neu zu erfassende Informationsstrukturen festlegen. Die Änderungen stehen unmittelbar für Dateneingaben und Auswertungen zur Verfügung.

Externe Datenbanken

Datenbanken von Fremdanbietern wie z.B. Adress-, GEO- oder ICD-Schlüssel-Datenbanken können ohne großen Aufwand eingebunden werden bzw. stehen Ihnen sofort bei der Einrichtung des Systems zur Verfügung. Auch der Zugriff auf interne Unternehmens-Datenbanken ist nach Rücksprache mit den Administratoren in der Regel problemlos möglich.

Zentrale Datei- und Dokumentenablage

In der zentralen Dokumentenablage können Sie beliebige Dokumente (DOC, PDF, JPG etc.) zu den Datensätzen des Bereichs ‚Stammdaten‘ ablegen, um so z.B. alle mit einem Klienten verknüpften Unterlagen verfügbar zu haben. Sie können dabei wählen, ob die Dokumente zum eigentlichen Ablageort verlinkt werden oder ob die Dokumente binär in der Datenbank abgelegt werden.

Dokumentablage innerhalb der Datenbank

Wenn die Dokumente binär in der Datenbank abgelegt werden, dann greift auch der systeminterne Datenschutzmechanismus. D.h., dass die Dokumente nicht durch den Administrator verzeichnisweise geschützt werden müssen, sondern der Zugriff durch unsere Benutzer- und Rollenverwaltung geregelt ist.

Qualitätsmanagement

Verbessern Sie die Arbeitsqualität und Geschäftsprozesse durch Hinterlegung von Checklisten und Fragebögen.

Hierarchische Klassifizierung von Datensätzen

Jeder Datensatz in den Hauptbereichen kann klassifiziert werden. Diese Klassifizierung kann ebenfalls hierarchisch strukturiert werden. Die Klassifizierungen selbst sind nicht fest vorgegeben sondern können von Ihnen nach Ihren Bedürfnissen und Notwendigkeiten festgelegt werden.

Anpassung der Datenstruktur im laufenden Betrieb

Mit unserem System sind wir in der Lage, Änderungen in der Datenstruktur, die Sie nicht selbst über die Profilbox erfassen können, ohne längere Betriebsunterbrechungen für Sie verfügbar zu machen.

Prozessgesteuerte Klientendokumentation

Neben der „normalen“ Erfassung der Daten können Workflows erstellt werden, die den Benutzer sicher durch komplexe Abläufe leiten können. So kann sichergestellt werden, dass sich bestimmte Abläufe und Informationen auf jeden Fall in einem konsistenten, revisionssicheren Zustand befinden.

Individuelle Dateiablage

Zusätzlich zur zentralen Dokumentenablage können beliebige weitere Einzelfelder für die Dokumentaufnahme konfiguriert werden.

Individueller Inhalt

Das System ist nicht auf bestimmte Inhalte festgelegt. Sie können Ihre eigenen Inhalte im System abbilden, um Ihre eigenen, gewohnten Arbeitsabläufe in der Software wieder zu finden. Das System passt sich Ihnen an und nicht umgekehrt. Selbstverständlich gibt es vordefinierte, praxiserprobte Konstellationen, die Sie in Ihre Lösung übernehmen können. Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus großen und auch kleinen Projekten.

Prozessbezogene Checklisten

Hinterlegen Sie nach Ihrem Bedarf prozessbezogene Checklisten. Selbstverständlich sind diese über die integrierten Auswertungswerkzeuge evaluierbar.

Benutzerführung

Schnellzugriff/Favoritenfunktion

Sie können häufig benutzte Abfragen oder Ablageorte als Favoriten speichern, sodass Sie mit nur einem Mausklick zu den am häufigsten benötigten Bereichen bzw. Kategorien wechseln können.

Mehrfachauswahlen

Sie können Listen pflegen, aus denen der Anwender mehr als einen Eintrag auswählen kann, z.B. Staatsangehörigkeit.

Flexible Eingabemasken

Eingabemasken können für jede Kategorie unterschiedlich gestaltet werden.

Benutzerführung durch Hinterlegung von Hilfetexten

Jedem beliebigen Eingabefeld kann ein Hilfetext hinterlegt werden, der auf Besonderheiten aufmerksam macht oder Handlungsanweisung bei bestimmten Eingaben macht..

Gruppierbare Datensätze

Sie können Gruppen von Datensätzen bilden, die dann für einen Serienbrief, eine Email oder für einen individuellen Auswertungsausdruck (Formular) verwendet werden können.

Umkreissuche

Die Umkreissuche lässt Sie nach bestimmten Netzwerkpartnern oder Anbietern in einem frei wählbaren Umkreis um eine bestimmte Postleitzahl suchen.

Farben und Icons

Nahezu sämtliche Elemente lassen sich mit individuellen Farben und Icons versehen. Z.B. Termin- oder Projektkategorien, Einträge in hinterlegten Auswahllisten, besondere Eingabefelder. Durch dieses System können Sie Bereiche zusammenfassen oder bestimmte Bereiche betonen.

Listenverknüpfung

Verbinden Sie mehrere hinterlegte Listen, sodass sich die Inhalte einer Liste nach der Auswahl einer anderen Liste richten.

Dynamisches und schnell anpassbares System

Das System ist dynamisch angelegt. Sollten sich im Laufe der Zeit Ihre Anforderungen ändern, kein Problem. Die Eingabemasken und Eingabefelder lassen sich sogar laufenden im Betrieb an neue Gegebenheiten anpassen. Ihre vorhandenen Daten werden davon nicht beeinflusst.

Barrierefreiheit

Jeder Benutzer kann selbst die für ihn Schriftart und Schriftgröße auswählen. Bestimmte Elemente können dynamisch ein- oder ausgeblendet werden.

Freier Listengenerator

Die mit der Matchbox erzeugten Ergebnisse können über einen Listengenerator flexibel angezeigt werden. So können Sie für jeden Zweck die geeignete Zusammenstellung der Daten verwenden. Sei es für den Ausdruck oder einen Export in eine Tabellenkalkulation. Die erzeugten Listen können für die spätere Wiederverwendung strukturiert gespeichert werden.

Terminverwaltung

Hierarchische Kategorisierung von Terminen

Definieren Sie projektbezogen Ihre gewünschten Terminkategorien. Diese sind beliebig tief strukturierbar und können durch Farben und Icons gekennzeichnet werden.

Mitarbeitervertretungsfunktion

Übertragen Sie per Knopfdruck alle Termine des erkrankten Mitarbeiters auf die Vertretung. Wählen Sie benutzergeführt Mitarbeiter und Datumsbereich aus.

Sammeltermin – effizientes Arbeiten

Definieren Sie einen Termin und verknüpfen ihn mit beliebig vielen Klienten oder Netzwerkpartnern. Dieser Termin wird von allen Beteiligten in der Terminhistorie berücksichtigt.

Auswertung

Projektsteuerung/Flexible Auswertungstools

Um „mehr“ als starre Statistikabfragen zu erhalten, stehen für die tägliche Arbeit und für die Projektsteuerung flexible Abfragewerkzeuge mit umfangreichen Prüffunktionen zur Verfügung, die die Projektleitung mit aussagekräftigen Ergebnissen unterstützen.

Controlling mit Ranking

Manchmal ist es sinnvoll sich nicht die 100%-Treffer ausgeben zu lassen sondern auch die ‚unscharfen‘ Treffer. Sie können die Unschärfe von 10% – 100% flexibel einstellen. Einzelne Kriterien können von der Unschärfe ausgeschlossen werden (MUSS-Kriterien). Auch in diesem Fall sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

Plausibilitätsprüfung

Die Statistikbox bietet die Möglichkeit, die ermittelten Zahlen zu hinterfragen. Mit einem Mausklick ist jede Zahl überprüfbar und Daten könne gegebenenfalls korrigiert und aktualisiert werden.

Controlling ohne Programmierkenntnisse

Alle erfassten Daten sind über die integrierten Werkzeuge ‚Matchbox‘ und ‚Statistikbox‘ auswertbar. Es sind keinerlei Programmierkenntnisse notwendig. Jeder Anwender kann ad Hoc-Abfragen erstellen und Daten auswerten.

Datenprüfungsfunktion zur Datenpflege

Mit der integrierten Datenprüffunktion ist es möglich, bspw. vor der Erstellung einer Statistik, zu hinterfragen ob bei allen Datensätzen bestimmte Felder ausgefüllt sind. Fehlende Inhalte können nachgetragen werden, um unvollständige Statistiken bzw. Projektauswertungen zu verhindern.

Vorher/Nachher-Vergleich / Verlaufsentwicklung

Sie können Ihre Arbeitsschritte dokumentieren indem Sie die Entwicklung eines oder mehrerer Merkmale in einem Spiderdiagramm sichtbar machen.

Schnittstellen

Schnittstellen

Im System gibt es umfangreiche Schnittstellen zu allen Microsoft Office Programmen. Neben der Erstellung von Serienbriefen, Datenexport nach Excel und Emaildokumentation von Outlook gibt es eine Import/Exportschnittstelle von Word-/ Excelformularen.

MS- Office-Formular-Schnittstelle

Sie können einen Datenkreislauf zwischen Netzwerkpartnern mit Standardprogrammen realisieren. Definieren Sie mit Kooperationspartnern die auszutauschenden Daten und importieren / exportieren Sie ganze Datenbestände über Office-Formulare (Word oder Excel bspw. Betriebsfragebogen, Beschwerdebogen, Schülernoten etc.). Die Datenbestände werden so auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Formulare können nach Bedarf angepasst werden.

Serienbrieffunktion

Aus nahezu jedem Bereich können Sie auf die Serienbrief-Schnittstelle zugreifen, um Serienbriefe oder Einzelbriefe zu versenden.

Drag’n’Drop von Outlook-Emails und Outlook-Terminen

Ausgewählte Emails und ausgewählte Termine können per Drag’n’Drop von MS Outlook importiert werden. Die Zuordnung zu den Beteiligten erfolgt automatisch durch den Abgleich über die Email-Adressen. Die Zuordnungen sind selbstverständlich konfigurierbar.