Datenschutz-Grundverordnung: Mit synCase auf der sicheren Seite

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU, gültig ab dem 25. Mai 2018, enthält zahlreiche neue rechtliche Vorgaben, bei deren Nichterfüllung hohe Bußgelder drohen. Wer also Personendaten gespeichert hat, sollte spätestens jetzt handeln und überprüfen, ob seine Software die Forderungen der Verordnung erfüllt.

Die gute Nachricht: Die Software synCase unterstützt Sie durch diverse Funktionen dabei, die DSGVO einzuhalten.

Die Datenschutz-Grundverordnung fordert z. B. in Artikel 30 ein „Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten“. – Kein Problem. Auf Knopfdruck erstellt synCase eine Liste aller Datenfelder, in denen personenbezogene Daten erfasst werden. Diese Liste ist sortiert nach Kategorien (z.B. Klienten). Ersichtlich sind die Art der Daten und hinterlegte Auswahllisten sowie (falls gegeben) Beschränkungen für bestimmte Nutzergruppen auf Karteikarten- bzw. Feldebene.

Die DSGVO fordert auch, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten solle „die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien“ enthalten. – Sie können mit synCase einen Datenschutzassistenten erhalten. Dieser ist vollständig konfigurierbar und kümmert sich automatisch um die Archivierung und die Löschung von Daten (– auf Wunsch auch halbautomatisch, d.h. ausgelöst durch den Nutzer). Um die Forderung der DSGVO zu erfüllen, können Sie eine Übersicht der Löschfristen ausdrucken.

Nach Artikel 6 der DSGVO ist die Verarbeitung der Daten rechtmäßig, wenn die betroffene Person „ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten“ gegeben hat. – In synCase ist eine standardisierte Einwilligungserklärung enthalten. Diese kann automatisch mit den Daten der betroffenen Person ausgefüllt werden. Ist die Erklärung unterschrieben und gescannt worden, lässt sie sich zusammen mit den Daten der Person speichern.

Alternativ können selbstverständlich auch spezielle, vom Kunden entworfene Einwilligungserklärungen gespeichert werden.

Der Artikel 5 der DSGVO verlangt: „Personenbezogene Daten müssen… in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung…“
Die in synCase integrierte Benutzer- und Rollenverwaltung kann Datenbestände unterschiedlicher Mandanten komplett voneinander abschotten. Das reicht von der benutzerabhängigen Sichtbarkeit von Datenbereichen bis zur benutzerabhängigen Ausblendung einzelner Felder.
synCase kann so konfiguriert werden, dass immer zunächst eine eingeschränkte Anzeige aktiv ist und ein Benutzer das Recht zur Bearbeitung anfordern muss.

Wollen Sie beim Datenschutz auf der sicheren Seite sein? Möchten Sie Ihre gespeicherten Personendaten in die sichere Software synCase überführen und Ihre Pflegeberatung oder andere Prozesse fortan dort dokumentieren und analysieren? Dann fordern Sie jetzt weitere Informationen zu synCase an. Senden Sie uns einfach eine E-Mail an info@synectic.de.

Autor: Norbert Schnoede
Norbert Schnoede

Als Head of Communications setze ich mich dafür ein, dass Entwickler und Anwender unserer Software eine gemeinsame Wellenlänge finden, auf der sie Ihre Fragen, Wünsche und Lösungen klar und verständlich miteinander austauschen – zum gegenseitigen Nutzen.